REGES-ONLINE marchează trecerea la un nou sistem de evidență a salariaților, care înlocuiește treptat aplicația Revisal. Pentru angajatori, schimbarea nu este doar una tehnică. Ea presupune adaptarea procedurilor interne de HR, verificarea circuitului documentelor și respectarea unor termene stricte de transmitere a informațiilor în registru.
Una dintre obligațiile importante privește înregistrarea suspendărilor contractelor individuale de muncă determinate de certificate medicale. Spre deosebire de regimul anterior, în noul cadru aceste suspendări trebuie raportate în REGES-ONLINE, cu respectarea termenului legal aplicabil.
Pentru companii, riscul principal nu este doar necunoașterea obligației, ci lipsa unei proceduri interne prin care certificatul medical să ajungă rapid la persoana responsabilă cu operarea în registru.
Ce este REGES-ONLINE
REGES-ONLINE este noua platformă informatică utilizată pentru completarea, transmiterea, gestionarea și consultarea datelor referitoare la contractele individuale de muncă.
Platforma înlocuiește aplicația Revisal și are rolul de a permite transmiterea electronică a informațiilor privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor de muncă.
Pentru angajatori, migrarea la REGES-ONLINE presupune nu doar accesarea unei noi platforme, ci și adaptarea modului în care sunt colectate, verificate și transmise datele privind salariații.
Când devine obligatorie utilizarea REGES-ONLINE
REGES-ONLINE a fost lansat ca noul Registru general de evidență a salariaților, iar tranziția de la Revisal trebuie finalizată până la termenul prevăzut de legislația aplicabilă.
Pe durata perioadei de tranziție, angajatorii pot migra către noua platformă. Din momentul în care angajatorul utilizează REGES-ONLINE, acesta intră sub incidența noilor reguli privind completarea și transmiterea datelor în registru.
De aceea, fiecare companie trebuie să verifice momentul efectiv al migrării și să se asigure că departamentul de HR, persoana responsabilă cu registrul și consultanții externi cunosc obligațiile aplicabile.
Ce suspendări trebuie raportate
Contractul individual de muncă poate fi suspendat în mai multe situații reglementate de Codul muncii. În contextul concediilor medicale, suspendarea poate interveni, printre altele, pe durata:
- concediului de maternitate;
- concediului medical pentru incapacitate temporară de muncă;
- carantinei;
- concediului pentru îngrijirea copilului bolnav, în condițiile legii;
- altor concedii medicale reglementate de legislația specială.
În aceste situații, temeiul suspendării este certificatul de concediu medical sau documentul medical relevant, iar angajatorul trebuie să reflecte suspendarea în registru potrivit regulilor aplicabile REGES-ONLINE.
Termenul de înregistrare în REGES-ONLINE
Pentru suspendările contractului de muncă bazate pe certificate medicale, transmiterea în REGES-ONLINE se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării certificatului la angajator.
Acest termen este important deoarece, în practică, certificatul medical poate ajunge mai întâi la managerul direct, la departamentul de HR, la contabilitate sau la un consultant extern. Dacă nu există un circuit intern clar, termenul poate fi depășit ușor.
Angajatorul trebuie să urmărească nu doar data emiterii certificatului, ci și data la care acesta este înregistrat în evidențele sale, pentru calcularea corectă a termenului de transmitere.
Ce informații trebuie transmise
În cazul suspendării contractului individual de muncă, angajatorul trebuie să transmită datele relevante privind perioada, cauza și încetarea suspendării.
În practică, pentru concediile medicale trebuie verificate:
- data de început a suspendării;
- data de sfârșit a suspendării;
- temeiul legal al suspendării;
- tipul concediului medical;
- documentul justificativ;
- data înregistrării certificatului la angajator;
- eventualele prelungiri sau modificări ale perioadei de suspendare.
Corelarea acestor informații este importantă, deoarece erorile de operare pot genera diferențe între evidențele interne, documentele medicale și datele transmise în registru.
De ce este necesară o procedură internă
O companie poate respecta termenul de 3 zile lucrătoare doar dacă are un circuit intern clar al certificatelor medicale.
Este recomandat ca angajatorii să stabilească:
- persoana sau departamentul care primește certificatele medicale;
- modul de înregistrare a documentelor;
- termenul intern de transmitere către persoana care operează în REGES-ONLINE;
- responsabilul pentru verificarea temeiului legal;
- procedura pentru certificatele transmise electronic;
- modul de gestionare a certificatelor succesive sau rectificative;
- arhivarea documentelor justificative.
În lipsa unei proceduri, riscul de întârziere crește, mai ales în companiile cu mai multe puncte de lucru, salariați în telemuncă sau HR externalizat.
Riscurile nerespectării obligației
Nerespectarea obligației de transmitere în REGES-ONLINE poate atrage sancțiuni contravenționale. Pentru angajator, problema nu este doar amenda, ci și riscul de neconcordanță între documentele interne și evidența oficială a salariaților.
Printre riscurile practice se numără:
- amenzi pentru neînregistrarea suspendărilor;
- amenzi pentru transmiterea cu întârziere;
- neconcordanțe între evidențele HR și registru;
- dificultăți în cazul unui control ITM;
- probleme privind calculul drepturilor salariale sau al indemnizațiilor;
- erori în istoricul contractului individual de muncă.
Aceste riscuri pot fi reduse prin proceduri interne clare și prin verificarea periodică a modului în care sunt operate suspendările.
Ce trebuie să facă angajatorii
Pentru conformare, angajatorii ar trebui să trateze migrarea la REGES-ONLINE ca pe un proiect intern de HR și compliance, nu doar ca pe o operațiune administrativă.
Pașii recomandați includ:
- verificarea momentului migrării la REGES-ONLINE;
- actualizarea procedurilor interne privind contractele de muncă;
- stabilirea circuitului certificatelor medicale;
- instruirea persoanelor responsabile;
- verificarea termenelor de transmitere;
- corelarea evidențelor interne cu datele transmise în registru;
- auditarea periodică a înregistrărilor.
Concluzie
REGES-ONLINE introduce obligații noi pentru angajatori în privința raportării suspendărilor contractelor individuale de muncă. Suspendările bazate pe certificate medicale trebuie transmise în registru în termen de 3 zile lucrătoare de la înregistrarea certificatului la angajator.
Pentru a evita întârzierile și sancțiunile, companiile trebuie să implementeze un circuit intern clar pentru certificatele medicale și să se asigure că persoanele responsabile cunosc noile reguli.
Doriți să verificați procedurile interne de HR și conformarea cu obligațiile REGES-ONLINE?
Echipa POP & Asociații vă poate asista în analiza obligațiilor aplicabile, actualizarea procedurilor interne, verificarea documentelor de muncă și pregătirea companiei pentru controale ITM.